Durch die Pandemie hat e-Learning für den Mittelstand eine hohe Bedeutung erlangt. Formen des e-Learning im Mittelstand sind die digitale Weiterbildung, Pflichtschulungen, betriebliche Unterweisungen, Onboarding sowie Produktschulungen für Mitarbeiter und Kunden. In den Unternehmen wird zwischen digitalen Live Schulungen (u.a. Webinare) und on-demand Schulungen (Online-Kurse) unterschieden. Bei on-demand Schulungen werden die angebotenen Lerninhalte auf einer Lernplattform bzw. einem LMS (Learning Management System) für die Mitarbeiter*innen zur Verfügung gestellt. Diese können die Inhalte in ihrem eigenen Tempo orts- und zeitunabhängig absolvieren. Im Mittelstand hat sich der Bedarf an der Einführung von e-Learning erst durch die Verlagerung von Arbeit in das Home Office und die veränderte (digitale) Arbeitswelt ergeben. Anders als in Großunternehmen sind die Anforderungen und Möglichkeiten im Mittelstand andere. Es werden einfach zu bedienende Lösungen benötigt, die einen schnellen Start ohne Expertenwissen und große Budgets ermöglichen. Die Anforderungen der DSGVO stehen zu recht für viele Entscheider im Mittelpunkt und schließen meist den Einsatz von Software Lösungen aus dem US Markt aus. Im folgenden geben wir einen Überblick, um den Einstieg in das e-Learning für den Mittelstand zu erleichtern.

Vorteile von E-Learning

Mit der zunehmenden wie andauernden Verlagerung von Arbeit in das Home-Office stehen viele KMU und Unternehmen im Mittelstand vor dem Problem, dass die laufende Weiterbildung von Mitarbeitern nicht mehr wie gewohnt vor Ort stattfinden kann. Auf der anderen Seite haben sich im gleichen Zeitpunkt Mitarbeiter auch an die digitale Zusammenarbeit gewöhnt, vor allem durch die Verlagerung von Besprechungen und Workshops auf Plattformen wie Zoom oder Microsoft Teams. Die Digitalisierung hat also in der Zusammenarbeit zwischen Kolleg*innen eine enorme Beschleunigung erfahren. Dadurch hat sich auch die Weitergabe von Wissen im Unternehmen verändert. Denn immerhin ist das sogenannte informelle Lernen der wichtigste Faktor in der betrieblichen Weiterbildung. Über 70 % der Wissensvermittlung erfolgt ungeplant und größtenteils unstrukturiert durch die Weitergabe von Kenntnissen zwischen Kollegen.

Die organisierte betriebliche Weiterbildung hat bisher noch keine durchgreifende Digitalisierung erfahren. Die bestehenden Strukturen sind größtenteils immer noch auf wenig effiziente und teure Schulungen in Präsenz ausgerichtet. Auf der einen Seite hat sich zwar bereits ein Teil der bestehenden Bildungsanbieter bereits digitalisiert. Dies gilt vor allem für die selbstständigen Trainer und Coaches, die Präsenzschulungen in digitale Formate übertragen und Mitarbeiter über Zoom oder Microsoft Teams schulen. Die E-Learning Formate stoßen aber nicht auf Zustimmung, wenn sie qualitativ hinter den Präsenzschulungen zurückfallen. Der direkte Austausch zwischen den Teilnehmern ist in einem E-Learning Format nicht mit einem persönlichen Austausch vor Ort vergleichbar.

Die Geschäftsführer und Personalverantwortlichen in KMU und Unternehmen im Mittelstand stellen sich daher nun die Frage, wie in Zukunft die Weiterbildung ihrer Mitarbeiter organisiert werden kann. Denn das Home-Office wird zu einem gewissen Teil bestehen bleiben und sich neue Formen der Arbeit etablieren, die auch von einer digitalen Zusammenarbeit geprägt sein werden. In dieser neuen Arbeitswelt muss nun auch die Weitergabe von Wissen, die betriebliche Weiterbildung wie auch das Onboarding von neuen Mitarbeitern digital organisiert werden.

Formen von E-Learning

Live und asynchrones Lernen

Bei E-Learning Formaten können grundsätzlich zwei Formate unterschieden werden. Einmal das digitale Live Training, bei dem die Schulung in Echtzeit über eine Video Konferenz oder E-Learning-Plattform abgebildet wird. Zum anderen die asynchronen Formate, die unabhängig von Ort und Zeit in einem selbstständigen Lernen eingesetzt werden. Um es vorwegzunehmen. Es geht nicht um das entweder oder, sondern um die Kombination von beiden in einem digitalen Hybrid Format.

Blended Learning

Gleichzeitig wird neben einem digitalen hybrid Format auch das analoge Präsenztraining weiterhin Bestand haben. Je nach Anforderung und Ausgestaltung wird in der betrieblichen Weiterbildung eine unternehmensspezifische Mischung zwischen Präsenzschulungen und digitalen Formaten erfolgen. Diese Kombination wird auch als Blended Learning bezeichnet.

Welches Format dabei jeweils geeignet ist, hängt vor allem von den E-Learning Inhalten ab. So gibt es zum Beispiel Lerninhalte, die besonders für das selbstständige und selbst gesteuerte Lernen geeignet sind. Als Beispiel sind hier Softwareanwendungen zu nennen. Hier wird in der Regel Standard Wissen vermittelt und das individuelle Lerntempo ist sehr unterschiedlich. Je nach Vorwissen, Auffassungsgabe und digitalen Skills benötigen die Mitarbeiter oft einen sehr unterschiedlichen Schulungsumfang und ein unterschiedliches Schulungstempo.

Anders ist es zum Beispiel beim Training für Führungskräfte oder auch bei Trainings, die die Zusammenarbeit im Team betreffen. Hier ist der Austausch zwischen den Teilnehmern so essenziell, dass asynchrone Formate nicht geeignet sind.

Auch bei geographisch verteilten Teams stechen die Vorteile von E-Learning heraus, denn es entfallen Reisekosten und Reisezeit.

Um dem Begriff digitale Weiterbildung etwas präziser zu erfassen, ist es daher sinnvoll, sich die wichtigsten Bereiche einmal vor Augen zu führen.

Anwendungsbereiche

E-Learning Formate eignen sich für nahezu alle Themen mit unterschiedlichen Lernzielen. Wir geben Ihnen einen kurzen Überblick über mögliche E-Learning-Schulungen.

Pflichtschulungen

Für die meisten Personalverantwortlichen in KMU und Unternehmen im Mittelstand beginnt die betriebliche Weiterbildung mit den Pflichtschulungen. Vor allem im Bereich Brandschutz und Datenschutz führen viele Unternehmen Pflichtschulungen durch.

Bei den meisten Pflichtschulungen handelt es sich um in einem festen Rhythmus wiederkehrende Schulungen. Die Teilnahme muss im Unternehmen dokumentiert werden. Manchmal ist es zusätzlich notwendig, das erlernte Wissen zu überprüfen, zum Beispiel durch eine Wissensabfrage in einem Quiz.

Für die interne Dokumentation ist es notwendig, die Teilnahme und den Lernerfolg genau zu dokumentieren. Manchmal wird zudem ein Zertifikat für alle Teilnehmer*innen ausgestellt.

Für Pflichtschulungen sind E-Learning Inhalte gut geeignet und besonders kostengünstig. Hier kommen die Vorteile des selbstgesteuerten und autonomen Lernens zutage, denn alle Mitarbeiter*innen können die Schulung in ihrem eigenen Rhythmus und im Home-Office vornehmen.

Soft Skills

Unter den sogenannten Soft Skills werden vor allem Fähigkeiten verstanden, die die Zusammenarbeit im Unternehmen fördern. Unter die Soft Skills fallen persönliche, soziale sowie methodische Kompetenzen an. Einfach gesagt beschreiben Soft Skills überfachliche Qualifikationen.

Anders als die Fachkompetenzen (berufliche Qualifikation, Sprachkenntnisse, Berufserfahrung) lassen sich Soft Skills nicht messen.

Zu den wichtigsten 10 Soft Skills zählen Eigeninitiative, Kommunikationsfähigkeit, Teamfähigkeit, Begeisterungsfähigkeit, Belastbarkeit, Anpassungsfähigkeit, Empathie, Charisma, interkulturelle Kompetenz sowie das Durchsetzungsvermögen.

Schon bei der Betrachtung der wichtigsten Soft Skills wird deutlich, dass nicht alle durch Weiterbildungsmaßnahmen gefördert werden können. Viele können aber durchaus durch berufliche Trainings gefördert werden. Diese können durch E-Learning Formate mithilfe von Übungen behandelt werden.

Software Schulungen

Mit der im Sektor KMU und Mittelstand schnell voranschreitenden Digitalisierung nimmt die Bedeutung von Softwarekenntnissen rasant zu. Für die meisten Softwareanwendungen gilt, dass hier E-Learning für Unternehmen gut geeignet ist, um das notwendige Wissen zu vermitteln und auch interaktive Übungen einzubeziehen. Vor allem weil bei der Online-Schulung für Software der sogenannte Screencast eingesetzt wird. Der Screencast ist eine Videoaufnahme des Bildschirms. Hierbei werden einzelne Softwareprogramme oder Anwendungen mit Bild und Ton erläutert, wobei der Trainer die einzelnen Funktionsbereiche der Software sehr einfach und anschaulich erklären kann.

Aufgrund der gleichen und wiederkehrenden vermittelten Fähigkeiten in den Softwareanwendungen entstehen durch E-Learning Formate sehr hohe Einsparpotenziale für Unternehmen.

Betriebsinterne Prozesse

Für die meisten betriebsinternen Prozesse gilt die Besonderheit, dass hier selten auf externe Trainer zurückgegriffen werden kann. Als Beispiel sind Produktschulungen für Vertriebsingenieure zu nennen. Entweder werden betriebsinterne Prozesse durch unternehmensinterne Experten vermittelt oder externe Trainer werden mit der Ausarbeitung von entsprechenden Schulungen beauftragt. Bei kleineren Unternehmen erfolgt dies aus Kostengründen meistens nicht. In der Regel ist daher die Vermittlung von betriebsinternen Prozessen durch eigene Mitarbeiter (interne Experten) der beste Weg. Am Ende der erfolgreichen Weiterbildung wird ein Zertifikat für die Teilnehmer*innen ausgestellt.

Auf der anderen Seite setzt dies voraus, dass die jeweiligen Mitarbeiter*innen sich für die Tätigkeit als Online Trainer*in motivieren und gewinnen lassen können und auch die notwendigen Kompetenzen besitzen. Dies gilt nicht nur für methodische und didaktische Fähigkeiten, sondern mit Blick auf E-Learning Inhalte auch für technische Skills.

Hier hilft die Digitalisierung im privaten Lebensbereich. Durch die private Mediennutzung entstand in letzter Zeit eine enorme Beschleunigung, denn fast alle haben schon einmal die Videofunktion des Handys benutzt. Das Bearbeiten der Videos an einem Computer ist für viele auch kein großes Problem mehr.

Moderne Smartphones verfügen meistens über hochwertige Kameras, dadurch hat im Prinzip jeder Mitarbeiter im Unternehmen die Möglichkeit, mit einer sehr geringen technischen Investition digitale Weiterbildungsformate zu produzieren.

Zudem haben sich die meisten Mitarbeiter*innen durch digitale Konferenzen ohnehin an die Vermittlung von Wissen und den Austausch über Videokonferenz Systeme wie Zoom oder Microsoft Teams gewöhnt.

Es ist daher davon auszugehen, dass bei der Vermittlung von betriebsinternen Prozessen zunehmend auf die digitale Produktion im Unternehmen zurückgegriffen wird. Dies wird auch als Digital Expert Learning oder als User-Generated-Content bezeichnet. Die Grenzen zwischen diesen beiden Bereichen sind fließend.

Onboarding

Ein Sonderfall der Weiterbildung ist das Onboarding von neuen Mitarbeiter*innen. Das Onboarding besteht stets aus einer organisatorischen Aufgabe, wie aber auch der Vermittlung von Wissen in der Phase der Einarbeitung. Diese Wissensvermittlung erfolgt häufig im hohen Maß durch bestehende Kollegen in Form des informellen Lernens.

Die Zusammenarbeit während des Onboardings enthält eine wichtige soziale Komponente, weil sie es neuen Kollegen ermöglicht, sich schneller im Unternehmen wohlzufühlen. Auf der anderen Seite beinhaltet das Onboarding auch oft eine hohe Anzahl von wiederkehrenden und sich wiederholenden Prozessen, die auch oft mit der im Unternehmen benutzten Software zu tun haben (z.B. Anlegen und Einreichen eines Urlaubsantrages). Hier liegen zum Teil erhebliche Einsparpotenziale, da die Bestandsmitarbeiter nicht immer die gleichen Fragen beantworten müssen. Diese Einsparpotenziale, vor allem im Softwarebereich lassen sich zum Teil sehr gut durch E-Learning Inhalte erzielen.

Wie entstehen digitale Lerninhalte?

Für die Einführung von E-Learning im Unternehmen werden zwei Dinge benötigt: zum einen die erstellten E-Learning-Inhalte und die technische Infrastruktur für die Bereitstellung von E-Learning Formaten.

In Bezug auf die E-Learning-Inhalte betrachten wir zunächst die technischen Formate und im Anschluss die Produktionsmöglichkeiten für diese.

E-Learning Formate

Digitale Lerninhalte können in verschiedenen Formaten produziert und bereitgestellt werden. Dies beginnt bei einem einfachen Text oder PDF und reicht über Lernvideos bis hin zu interaktiven Lernformaten im sogenannten SCORM Format. Auf dem Markt haben sich verschiedene Begriffe etabliert wie zum Beispiel WBS für das „Web Based Training“. Dies ist allerdings eher ein Begriff aus der Vergangenheit. Zu unterscheiden sind:

  • Screencast: Eingesprochenes Video Tutorial einer Bildschirmaufnahme
  • (Live) Webinar: Live Präsentation durch einen Moderator
  • (Recorded) Webinar: Aufgezeichnetes Webinar, abrufbar 24/7 on demand
  • Online Video Kurs: Als Video aufgenommenes Training 24/7 on demand
  • Online Kurs: 24/7 on demand Training mit integrierten Interaktionen
  • Live Training: Digitales Training über Videokonferenzsystem mit Interaktion

Wichtig ist auch eine Betrachtung der jeweiligen Datei Formate. Bis auf die Online Schulung können alle genannten Formate als Video im globalen MP4 Format produziert und bereitgestellt werden.

SCORM

Für das interaktive E-Learning hat sich international das sogenannte SCORM Format durchgesetzt. SCORM steht für „Sharable Content Object Reference Model“ und ist ein Referenzmodell für austauschbare elektronische Lerninhalte der Advanced Distributed Learning Initiative. SCORM Formate enthalten die jeweiligen Lernressourcen (Video, pdf, ppt, u.a.) sowie die Zusammenfassung und Strukturierung von Ressourcen zu verteilbaren Lernpaketen. Weitere Komponenten sind das sog. Run-Time Enviroment für die Speicherung des individuellen Lernfortschritts und das Sequencing & Navigation für die Ordnung der Lerninhalte in Abhängigkeit zum Nutzerverhalten. SCORM ist somit der herkömmliche Marktstandard für komplexere Online Kurse. Gleichzeitig steht SCORM aber auch für kostenintensive Produktionsformen der Vergangenheit, die für die meisten KMU und Unternehmen im Mittelstand mit Blick auf die Produktionskosten weniger geeignet sind, weil schlankere Produktionen im MP4 Format eine bessere Alternative sind.

Die jeweiligen Vor- und Nachteile der E-Learning-Formate ergeben sich vor allem aus dem Inhalt der Schulung. So sind für Softwareschulungen vor allem Screencasts gut geeignet, während für Formate mit hoher Interaktion zwischen Trainer und Teilnehmer*innen ein digitales Live Training eher infrage kommt.

Große Unterschiede bestehen vor allem hinsichtlich der Produktionskosten.

Hierbei ist zu berücksichtigen, dass die meisten Schulungsinhalte nicht einmal produziert werden müssen, sondern häufig später auch noch aktualisiert werden müssen. Dies ist bei der Auswahl der jeweiligen E-Learning Formate unbedingt zu beachten.

Für die Produktion können externe Dienstleister beauftragt werden oder die Produktion erfolgt im Unternehmen selbst.

Externe Produktion von Inhalten

Es besteht kein Mangel an Agenturen und Anbietern, die E-Learning- Inhalte für Unternehmen und die digitale Weiterbildung produzieren. Die meisten Dienstleister bieten neben der Produktion ein Full-Service Angebot an und stellen die Inhalte bereits in einem Lernmanagementsystem (LMS) zur Verfügung. Bei den Anbietern sind wiederum vertikale Anbieter von Full-Service Anbietern zu unterscheiden. Vertikale Anbieter sind zum Beispiel nur auf die Produktion von Animationsfilmen für Lerninhalte spezialisiert (Erklärvideos).

Die Dienstleistung umfasst in der Regel die Produktionsschritte Konzept, Didaktik, Skript, Produktion, Post-Produktion und Bereitstellung.

Allerdings sind die meisten dieser Dienstleister für größere Unternehmen tätig, weil die Produktionskosten bei einer ausgelagerten Produktion sehr hoch sind. Für den Sektor KMU und viele Unternehmen im Mittelstand ist es kostengünstiger die E-Learning-Inhalte selbst zu erstellen. Das hat den Vorteil, dass unternehmensinterne Inhalte leichter aktuell gehalten werden können.

Interne Produktion: Expert Learning & UGC

Viele Unternehmen scheuen sich davor, E-Learning Inhalte selbst zu erstellen, da sie die Aufgabe als sehr komplex einschätzen. Dies gilt vor allem, wenn vorher Angebote von externen Dienstleistungen mit aufwendigen Animationsfilmen und fertigen Lernvideos eingeholt wurden.

Aber: Der erste Schritt in der Produktion von Lerninhalten ist deutlich einfacher als viele meinen. Hier ist eine ähnliche Entwicklung wie bei Webseiten zu sehen. Heute ist die Produktion von Webinhalten über ein einfaches CMS wie WordPress für jeden möglich.

Ähnlich verhält es sich mit der Produktion von Inhalten für Social Media. Denn durch die sozialen Medien wie YouTube und Instagram haben die meisten von uns ohnehin schon Erfahrungen im Bereich Videoproduktion gesammelt.

Und wer ein YouTube Video erstellen kann, kann auch E-Learning Videos produzieren.

So gelingt die interne Produktion

Die interne Produktion ist nicht sinnvoll bei Standardinhalten, wie zum Beispiel Lerninhalten zum Thema Datenschutz, Brandschutz oder Gesundheit am Arbeitsplatz. Solche Inhalte sind in mehrfacher Form bereits vorhanden und können als Ware von der Stange kostengünstig gekauft und in das eigene LMS eingebunden werden.

Anders bei unternehmensspezifischen Inhalten. Hier liegt das Wissen meist gänzlich im Unternehmen. Meist muss dieses Wissen erst auf einen externen Dienstleister übertragen werden, damit dieser die entsprechenden Inhalte erstellen kann. Eine solche Übertragung ist oft ein unnötiger und kostenintensiver Zwischenschritt.

Wie genau sieht nun die Alternative aus? Hierzu ein Beispiel. Ein Unternehmen setzt eine auf die eigenen Zwecken angepasste und konfigurierte Software ein. Im Unternehmen gibt es mehrere interne Experten, die von Mitarbeitern offiziell oder inoffiziell immer wieder angesprochen werden, wenn Fragen zur Anwendung aufkommen. Diese sind ohnehin gewöhnt, die Software zu erklären. Sie haben also alle Kompetenzen, um auch entsprechende digitale Lerninhalte zu erstellen. Ein häufiger und sinnvoller erster Zwischenschritt besteht darin, eine Einführung in die Software innerhalb einer Videokonferenz mit den Mitarbeiter*innen durchzuführen. Diese wird als Bildschirmaufnahme mit den Erklärungen der Experten mitgeschnitten. Dieser Mitschnitt kann mit wenigen Handgriffen nachbearbeitet werden und in die interne Software wie Intranet oder via Sharepoint für alle Kollegen bereitgestellt werden. Dies ist ein einfaches Beispiel dafür, wie Unternehmen E-Learning Inhalte selbst erstellen können.

Dieser Prozess kann im Prinzip auch auf andere Anwendungen übertragen werden, wie z.B. Einweisungen in die Bedienung von Maschinen. Hier kann recht einfach die Einweisung mit einem Smartphone aufgenommen werden und das Video später aufbereitet werden.

Auch externe Experten können einbezogen werden. Wenn das Unternehmen zum Beispiel regelmäßig mit externen Trainer*innen zusammenarbeitet, kann mit diesen gemeinsam auch digitales Schulungsmaterial erstellt werden. Die Trainer können sich dann auf die individuelle Betreuung fokussieren und so die lästige Wiederholung von immer gleichen Schulungen reduzieren.

Wichtig ist es dabei vor allem, die Erwartungen an die Qualität pragmatisch auszurichten. So wie für die interne Kommunikation keine Hochglanzprospekte gedruckt werden, muss auch ein digitales Format für die interne Weiterbildung nicht mit einer Hollywoodproduktion konkurrieren. Ganz im Gegenteil. Je authentischer die Inhalte sind, desto höher ist die Akzeptanz bei den eigenen Mitarbeiter*innen. Oft sind es bekannte Kollegen*innen, die eine interne Schulung als Video oder Screencast aufgezeichnet haben.

Die eigene Erstellung von E-Learning-Inhalten folgt auch einem Trend, der in der Branche als „Expert Learning“ oder „User Generated Content“ bezeichnet wird. Dabei werden interne oder externe Experten eingesetzt, die sich für die Vermittlung von Wissen interessieren und die Produktion vornehmen.

Oft wird für die Postproduktion (den Schnitt und die Optimierung von Ton und Bild) noch externe Hilfe hinzugezogen. Diese unternehmensinterne Produktion ist deutlich preiswerter als die komplette Verlagerung der Produktion auf einen E-Learning-Dienstleister oder eine entsprechende Agentur.

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Unter Blended Learning wird meist das Mischen von Präsenzschulungen mit digitalen Formaten verstanden. Blended Learning gilt nicht erst mit der Corona Krise als eine der wichtigsten Lernformen in der Weiterbildung. Denn auch nach der Rückkehr in die Normalität haben sowohl Arbeitgeber wie auch die Beschäftigten die Vorteile von digitalen Lernformaten schätzen gelernt.

Abzugrenzen von Blended Learning sind hybride digitale Lernformate, vor allem die Kombination von synchronen und asynchronen Inhalten. Synchrone Inhalte sind vor allem das digitale Live Training und das Live Webinar. Auch hier sind die Abgrenzungen oft ungenau. In der Regel wird unter einem Webinar eine „one-to-many“ Form verstanden, in der keine direkte Interaktion zwischen dem Trainer und den Teilnehmern besteht. Oft ist die Interaktion auf Textchat reduziert. Anders ist es, wenn im digitalen Live Training Plattformen der Videokonferenz wie vor allem Microsoft Teams, Zoom oder GoToMeeting eingesetzt werden. Dann können alle Teilnehmer miteinander kommunizieren. Unter asynchronen Formaten werden on-demand Kurse verstanden, also Online Kurse zum autonomen Lernen. Hierbei kommen vor allem Video, ppt oder SCORM Formate zum Einsatz. Um die Aufmerksamkeit zu stärken und die Motivation zu erhöhen, sollten Online Kurse unbedingt Lernkontrollen enthalten, wie z.B. Wissensabfragen in einem Quiz.

Mit dem Format des Blended Learnings können gewichtige Nachteile der einzelnen Methoden ausgebremst oder abgemildert werden. Bei der Wissensvermittlung in Form reiner Präsenzveranstaltungen muss ein erheblicher organisatorischer und auch finanzieller Aufwand seitens der Teilnehmer und Organisatoren berücksichtigt werden. Dieser entfällt zwar bei asynchronen digitalen Formaten, allerdings wird hierbei ein diszipliniertes Zeit- und Selbstmanagement gefordert. Zudem wird bei dieser Methode auch auf den persönlichen Kontakt und sozialen Austausch in Gänze verzichtet.
Die Kombination aus Präsenz- und Online-Angeboten in Blended-Learning-Szenarien ermöglicht es, die Vorteile der jeweiligen Settings und Methoden zu nutzen und deren Nachteile zu vermeiden. Werden die Lehrinhalte digital vermittelt (mittels Videoaufzeichnungen, Folien, Podcasts. o.Ä.) können die Lernenden diese flexibel und den eigenen Bedürfnissen entsprechend abrufen – wann und wie oft sie wollen. In den Präsenzveranstaltungen kann dann die Interaktion und der Austausch ermöglicht und gefördert werden.

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